仕事効率化のためにやっていること30選
概要
作業効率を上げたり、より重要なことに集中するためにやっていることをまとめてみた。 最初に30個上げようと思ったもののなかなか見つからないので、時短術やうっかりミスを防ぐ方法も含めることにした。
読まないメールは配信停止する
受信トレイに入るメールを減らして、大事なメールをすぐに開けるようにする。いろいろなメールがごっちゃになっていると必要なメールを探すのにも時間がかかるし、どうでもいいメールの件名が目に入ってしまい脳を使うので、目にするメールを減らす。不要なメールはたいていメルマガなので、読まないメルマガが来たら「メールの配信解除」リンクなどからすぐに配信解除する。
Gmailのフィルタで自動フォルダ分けをする
会員登録にはメルマガ購読が条件など、中には配信停止できないメルマガもあるため、(ITmediaとか)そういったものはフィルタで受信トレイから消し去り、ゴミ箱へ入れたり、専用のフォルダに移動させる。銀行やオークション、仕事関連のメールなど見る必要があるけど通知はさせたくないものもフォルダ分けしておくと、「受信トレイの新規メールのみ通知」設定で通知が来なくなる。こうやってフィルタを育てていくと通知がくるメールは重要なメールだけになってくる。
Adblock Plusで広告ブロック
普段ブラウザはFirefoxを使っているが、その拡張機能で広告を非表示にしている。これで余分な広告が表示されなくなり、目を奪われずに情報に集中できる。見た目的にもすっきりするし、通信量の削減、ひいてはページ表示の高速化で時短にもなる。特にYouTubeの動画広告もカットできるので、動画の前や途中で強制的に再生される広告がなくなり、スムーズにストレスなく視聴できるので必須の拡張機能になっている。
ショートカットキーやマウスジェスチャーを使用する
これも基本だけど、コピー&ペースト、上書き保存、ウインドウを閉じるなどよく行う操作はマウスで操作するよりショートカットを使った方が格段に速くなる。なかなか覚えにくいのもあるけど、よく使うのは自然に覚えていくので、覚えられないのはあまり使わないショートカットになっていく。そういうのはマウスでやってもそこまで時間短縮にはならないので良しとしている。 また、ブラウジング時はマウスジェスチャーで操作できるようにしている。たとえば右ドラッグしながら左に動かすと「戻る」、右で「進む」、上で「ページトップへ」、下行って右で「タブを閉じる」など。ブラウジング時はたいていリンククリック用やスクロール用にマウスに手を載せているいるので、キーボードに手を戻すよりマウスジェスチャーで操作した方が早い。
Auto Hot Keyでよく使うキーバインドを作成
WindowsではAutoHotkey、MacではKarabiner-Elementsを使って「変換・かな」キー+アルファベットキーの同時押しでカーソル移動や改行などができるようにしている。行頭や行末へ移動するためのHomeとEndキーがないキーボードを使っているので、それらのキーも同時押しで使えるようにすることで矢印キーを押し続けて行頭まで戻ったりする手間を省けるようにしている。
ディスプレイを複数使う
これはディスプレイを複数使って、複数のウィンドウを同時に見ることができる状態にしておくことで、いちいちウィンドウを切り替える手間を省くことができる。一画面だけでは作業スペースが足りない時、切り替える手間がなくなるのでマルチディスプレイは作業効率化には必須だと思う。私は27インチのWQHDモニターをメインに、13インチのノートパソコンの画面か、15インチのモバイルディスプレイをサブとして使っている。サブはYouTubeの再生ウィンドウになっていることが結構多いけど。
メール多数送信する場合はGoogle Apps Scriptを利用して一斉送信
GASを使わなくてもToやCC,BCC使えば一斉送信できるけど、個別に内容を変えられない。おおまかな内容は同じでも、メール文面に相手の名前を入れたり、ちょっとした個別メッセージを入れることで、より個人的な感じが出るのでできるだけ個々に送りたい。とはいえ一通一通手作業でメール作成しているとなかなかの手間なので、そこはGASを使って一斉メール送信をするようにしている。
Cliborでメールのテンプレートなどよく使う定型文を登録しておき、呼び出して使う
WindowsではClibor、MacではClipyや最近ではRaycastで定型文やスニペットを登録しておき、ショートカットですぐに呼び出せるようにしている。例えばメールを作成するときの最初の宛名の名前以外の部分と署名をセットにしたものや、仕事で使う挨拶文など。
キーボードで同じキーを押し続けた時、リピートまでの待ち時間を減らす
細かいようで結構効いてくるのがこの設定。デフォルトではキーリピートになるまでの時間が長いので、それを短くすることでカーソル移動が早くなる。
デスクトップ背景は黒の無地にし、ファイルやショートカットを置かない
私はデスクトップには何も置かないようにしている。置くとしてもファイルの解凍したものなど一時的なものだけで用が済めば削除する。デスクトップに置いたものは、開くために一度デスクトップを表示させないといけなくなるので、ウインドウをどかしたり最小化したりする手間が増えてしまう。よく使うアプリはタスクバーやDockから起動するようにし、ファイルはドキュメントや書類といった特定の場所に整理して入れるようにしている。そうすることでごちゃごちゃな中から探す時間や手間も減らせる。
不要なアプリはアンインストールする
スマホにしてもPCにしても、使わない最初から入っているアプリや、一度入れたものの使わなくなったものなどが結構ある。使わないのをとっておいても仕方ないので、削除できるものは削除しておくことで、ホーム画面をスッキリ保てるし、探す時の負担も減らせる。
Googleカレンダーから今日の予定を毎朝Line Notifyで通知させる
朝8時過ぎにその日の予定をGoogleカレンダーから取得し、LINE NotifyでLINEに通知を送るようにGoogle Apps Script を組んでいる。これによって朝LINEをチェックするついでに予定もチェックできる。カレンダーやObsidianのウィークリーページもチェックはするので必要かどうかは微妙だけど、カレンダーに登録してある予定以外に、定期的に発生するイベントを第何曜日などの条件で指定して登録して通知しておくこともできるので、うっかり忘れなどの対策に役立っている。
WindowsとiOSでカレンダーや連絡先をGoogleを経由して同期させる
メインカレンダーをGoogleカレンダーにして、WindowsやiCloudからGoogleカレンダーを参照することでPCからもスマホからも同じカレンダーを見ることができるようにしている。これでスマホでもPCでも予定を登録できるので予定がうっかり漏れていたということを防げる。
Windows PCとiPhoneやiPadとの書類のやり取りはiCloudを使う
以前はWindowsPCで注釈をつけたPDFをOneDriveに保存してiPadと同期していた。ただ、iOSとOneDriveとの同期があまり良くない。Documentsというアプリを使って、iPadではPDF閲覧をしているが、同期がバックグラウンドでできなかったり、頻繁にログアウトされてしまったりと使い勝手が良くなかった。そこでWindowsにiCloudを入れて、PDFはiCloudに保存するようにした。WindowsとiCloudの相性はそこまで良くないけど、ファイルの同期ぐらいだったら問題ない。iOSからはiCloudとの親和性がやはり高く、同期が失敗したりすることがないのでストレスが減り、資料をすぐに見ることができている。
iPhoneのリマインダーでちょっとした忘れそうなことをリマインドさせる
何時になったときとか、どこかに行ったときに忘れずにやらないといけないことをiPhoneのリマインダーに登録しておくと、通知が来るのでやり忘れを防げる。Google KeepとかにもTodoは入っているけど、わざわざ見ないといけないので通知が来るリマインダーはやはり便利。
iPhoneのショートカットでアラーム+サイレントモードを一気にセットする
昼寝をするときに、30分のアラームをかけるが、その間はバイブもさせたくないのでサイレントモードにする。その2つの動作をショートカットアプリを使って自動実行できるようにして、ウィジェットに登録している。昼寝するときは1タップでセットできるので楽。
iOSの通知の要約を使って通知はまとめる
アプリの通知は即時通知が必要なもの以外は、通知の要約機能を使ってまとめて表示させるようにすることで、余計な通知に煩わされずに済んでいる。
キャッシュレス決済を使う
現金を使う場合、家計簿アプリで入力する手間が増えてしまうので、なるべく入力せずに済むようキャッシュレスが使えるところではキャッシュレス決済を使っている。メルカリで売ったものの売上金がメルペイに入るので、近場のスーパーやドラッグストアで買い物をするときは大体メルペイを使い、使えないところや大きい買い物はクレジットカードを使う。
LINE公式アカウントは通知OFF
いくつか友だち登録しているLINE公式アカウント、登録した原因は良く行くお店のお得情報を取得するためだったり、無料スタンプをもらうためだったりいろいろあるけど、メッセージは読まないし、煩わしいので、通知が来るのを防ぐために、登録後基本的にはすぐに通知OFFにする。そしてメッセージが来ても開かず放置。そのせいでLINEの未読が3000とかになっている。それだと大事なメッセージに気付かなくない?と言われるけど、友達から来るLINEは埋もれないようになってるので見落としに関しては大丈夫。未読バッジが気になると言えば気になるかも。もう慣れたけど。
LINEをPCでも使う
PC版のLINEをインストールして起動させておくと、PCでLINEが使える。PCのキーボードで入力したほうがちまちまスマホやタブレットで入力するより早いし、ファイルのやりとりなども簡単。通話もパソコンのマイクとスピーカーでできるのでスマホのバッテリーを消費しないし、イヤホンをつけなくても直ぐに電話に出れるのが便利。
Zoomは有料プランを契約する
アフターコロナになってもまだまだZoomは使うので、有料プランを契約することで40分での接続切れを回避。最近は無料だと40分切れの後待ち時間も必要になったらしくてそれを待つのはあまりに時間の無駄。Google Meetに変えたという話もちらほら聞くけどやっぱzoomは強いなと感じる。まぁ代替サービスが見つかれば乗り換えるかもしれないけど、複数人で時間制限なく安定して使えるのってあまりないんだよなー
Zoomミーティングのショートカットを作る
定期的に参加するZoomミーティングのURLをブックマークしておくとすぐにその会議にアクセスできる。iOSの場合はショートカットアプリにZoom用のアクションが用意されているので「ミーティングに参加」と言うアクションのショートカットを作成して、ホーム画面に追加しておくとワンタップで開ける。ミーティングIDだけでなく、パスコードも設定しておけるのでワンタップで直接ミーティングに参加できる。
Instagramはパソコンで見る
InstagramなどのSNSは時間泥棒になりうる。アプリ自体長く滞在させるためにいろいろな工夫をこらしているだけあって、リールとか次から次へと見ていて時間をかなり使ってしまっていることにある時気がついた。これではいけないと思ってInstagramのアプリを削除し、見たい時にパソコンでアクセスして見るようにしている。そうすることで不思議とだらだら見てしまうことなくSNSに使う時間を抑えることができている。
Amazon Echoを活用する
何が便利かというと、声で操作できること。なにかしながら天気を聞いたりニュースを聞けるし、スマートホームデバイス(電球や電源タップなど)と連携しているので声でそれらの機器をON/OFFできるので時短になっている。(ただし、時々認識しなくなったりしてその再設定に時間が取られるのがネックではある)
集中力が必要な作業は朝食後の朝の時間で行う
やはり、午前中は集中力が違う。朝食後の時間は原稿作成したりするような思考が必要な仕事を行うようにしたら、はかどるはかどる。
Windowsの時計アプリにあるフォーカスセッション機能を使う
時計アプリでなくても良いのだけどポモドーロ・テクニックと呼ばれる25分集中して5分休憩するサイクルを繰り返すことで集中して作業に臨むことができる。案外25分はあっという間で、強制的に休憩に入る。席を立ってトイレに行ったり、ストレッチをすることでリフレッシュでき、疲労がたまらずに良い集中を持続できる。Macでは「Be Focused」と言うアプリを今のところは使っている。
音声入力を使う
最近の音声入力は侮れないもので、かなり精度が高くなってきている。この文章も音声入力で入力をしている。以前はもっと精度が悪かったはずなんだけど、AIの進歩のおかげなのか、かなりこの音声入力、パソコンでもスマホでも使えるようになってきている。当然ながら音声入力のほうがキーボードで入力するより早い。タイピングも遅い方ではないとは思うけど、それでも喋る方が早いのは確か。もちろん誤認識は多少あるので、後から訂正しなければならないんだけれども、訂正する時間を入れてもタイピングするより早いので、最近は結構使っている。外ではなかなか行いづらいのが弱点か。
AIを使う
最近のAI(特にChat GPT)が出てきてから一気にAIを使って仕事効率化することが現実的になってきた。Chat GPTの衝撃 文章作成は不自然さがまだまだ目立つが、文章校正やプログラミングであればかなり役立つ。まだ使い方を学んでいる最中なのでどうやったらさらに有効に活用できるか検証していきたい。
Obsidianでウィークリーページを作ってその週の目標、予定、Todoを管理し、週末に振り返りを行う
ウィークリーノートを作成し、一週間そのノートを使って予定や目標管理を行うようにしている。最近始めた習慣なのだけど、やってみると一週間単位で物事を考える助けになっている。個人的には1日毎に振り返りを行うようなマメさはないし一ヶ月だと忘れてしまっているので、一週間ぐらいがちょうどいいのかも。週の初めの月曜日に、その日の気分、一週間心に留めたい言葉、目標、主な予定、やることリストをリストアップ。週の間は毎日それを見て確認し、週が終わると振り返りを記入する。こうすることで、目標ややることがぱっと目に入る環境になり、より意識しやすくなった。具体的な成果が出ているかというとまだ不明だけど、こうしたデータが溜まっていくと後から見返す楽しみもでてくる。一見無駄な作業と思うかもしれないが、振り返って改善策を考えるのは自分を成長させるうえで役立つはず。
メモアプリを使い分け、情報はOneNoteに、メモはGoogle Keepに集める。
メモを無理にまとめて一つのアプリやシステムで管理しようとしないことによってそのためのシステムづくりや管理のために時間を取られすぎなくなる。もちろんあまりにも色々な場所に情報が散らばりすぎると今度は情報を探しにくくなるが、だいたい「何に」入れたかというのは覚えているので後はそのアプリで検索すればいい。最近はAppleのメモ、OneNote、Obsidian、Notion、Google Keepなどを使い分けている。MacのOneNoteが日本語変換に難があり、変換対象になっている文節がわからない(区切りが表示されない)状態なので、OneNoteに変わるノートアプリがあればよいのだけど、もう長年使っているので移行するとなるとなかなか大変だしちょっと悩みどころ。